چگونه یک تیم کارآمد بسازیم؟
مقدمه
در بسیاری از موارد، یک فرد به تنهایی توانایی تصمیم‌گیری در موقعیت‌های بحرانی را نداشته و برای دستیابی به راه‌حل کارآمد، به حمایت و راهنمایی دیگران نیازمند است. زمانی‌که افراد طبق یک الگو و هدف مشترک گرد هم آمده تا پروژه‌‌ای را انجام دهند، یک تیم تشکیل می‌شود. به طور ایده‌ال، اعضای تیم باید پیشینه مشترک و همچنین هدف مشترکی داشته باشند، تا سازگاری حداکثری آن‌ها با یکدیگر تضمین شود. موفقیت هر تیم، به طور مستقیم به ارتباط مابین اعضای آن تیم و تلاش‌های دسته‌جمعی انجام شده توسط آن‌ها بستگی دارد.
کار گروهی به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها تلقی شده که به منظور دستیابی به اهداف تیمی، توسط اعضای تیم پذیرفته شده است. به عبارت دیگر، کار گروهی ستون اصلی هر تیم بوده و هر عضوی از تیم، باید بهترین عملکرد و مشارکت خود را، برای دستیابی به اهداف از قبل تعیین شده و مشترک داشته باشد. آنچه در یک تیم مورد ارزیابی قرار می‌گیرد، عملکرد انفرادی افراد نیست؛ بلکه عملکرد جمعی آن‌ها است که بیشترین اهمیت را خواهد داشت. در حقیقت، کار گروهی تلاش جمعی هر یک از اعضای تیم برای دستیابی به اهداف تعیین شده برای آن‌ها است. از آنجا که عملکرد خوب تیم، به اعضای آن بستگی دارد، در نتیجه افراد باید با دقت بسیار زیادی انتخاب شوند. در این راستا بایستی برخی نکات مهم در نظر گرفته شده که در این نوشتار، به بررسی اجمالی آن‌ها می‌پردازیم.
1. هدف و برنامه عملیاتی
داشتن یک یا چند هدف روشن، برای هر یک از ما بسیار مهم است. در حقیقت، افرادی که هدفی را برای خود تعیین می‌نمایند، همواره بسیار موفق‌تر از دیگران هستند. اهداف و مقاصد تیم باید به روشنی تعریف شده و با تک‌تک اعضای آن، به اشتراک گذاشته شود. تعریف دقیق اهداف برای هر یک از اعضای تیم، مهمترین فاکتور در جهت افزایش کارایی و اثربخشی تیم محسوب می‌شود. همچنین، فراهم نمودن چیزی شبیه به یک برنامه عملیاتی، برای دستیابی به اهداف، بسیار مفید است.
2. تعاملات و مشارکت‌های درون تیمی
علاوه بر تعیین اهداف و برنامه عملیاتی مشخص، مواردی نظیر غیررسمی بودن تعاملات و مشارکت‌های درون تیمی (برای مثال استفاده از چینش دایره‌ای صندلی ها)، بکارگیری تکنیک‌های گوش دادن مؤثر و در معنای عام آن، ویژگی شنونده بودن نیز، در کارآمدی یک تیم کاری اثرگذار خواهد بود.
قبل از اجرا و پیاده‌سازی هر ایده جدیدی، آن موضوع باید طبق یک الگوی آزاد، توسط هر یک از افراد مورد بحث قرار گیرد. هرگز با هیچ فردی به صورت جداگانه بحث نکنید، زیرا دیگر اعضای تیم احساس می‌کنند که خارج از تیم قرار گرفته و نسبت به مشارکت و فعالیت با تیم، رغبتی نخواهند داشت. همچنین بایستی این امکان فراهم شده که تک‌تک اعضای تیم بتوانند برای انجام تغییراتی در راستای ارتقای تیم، پیشنهادات خود را ارائه نمایند.
شنونده بودن، مؤثر‌ترین فاکتور برای شناسایی تیم‌های کارآمد، از تیم‌های غیرکارآمد است. گوش دادن به معنای واقعی، مهارت بسیار مهمی بوده که هر یک از اعضای تیم باید به آن مجهز باشد. گوش دادن به شما اجازه می‌دهد که درک درستی از آنچه دیگران می‌گویند داشته باشید. علاوه بر این، این امر به فرد مقابل نشان می‌دهد که شما به آنچه بیان می‌شود، علاقه‌مند هستید. اما همه ما مشکلات مشترکی را در مورد گوش دادن تجربه کرده‌ایم؛ ما نمی‌توانیم تمام حواسمان را متمرکز نموده و ذهنمان گاهی منحرف شده و نکته اصلی گفتگو را از دست می‌دهیم و ممکن است که در انتهای گفتگو روی شخصیت فرد مقابل متمرکز شده باشیم؛ در این شرایط، احساس با قضاوت تداخل داشته و تمرکز از آنچه بیان شده است، منحرف می‌گردد. همچنین، ما تمایل زیادی برای قطع صحبت‌های دیگران و صحبت‌کردن در حین سخنرانی آن‌ها داریم که این مسئله موجب شده تا شنونده خوبی نباشیم و در نتیجه، کارایی تیم کاهش یابد.
اعضای تیم باید مکمل یکدیگر باشند و از درگیری‌های بی‌مورد بین خود اجتناب نمایند. ارتباطات مؤثر، نقش مهمی در تیم‌سازی و حصول بهترین نتیجه از اعضای تیم ایفاء نموده و می‌تواند احتمال تضاد و درگیری را در بین اعضای تیم کاهش دهد. ارتباط کلامی در برخی از موارد باعث سوءتفاهم و سردرگمی می‌گردد. بنابراین بهتر است، برای برقراری ارتباط با وضوح و شفافیت بالا، ارتباطات شما مبتنی بر ارتباط نوشتاری باشد. زمانی که اطلاعات از طریق نامه‌های الکترونیکی انتقال می‌یابند، ارتباط مؤثر‌تر می‌شود. هرگز نامه‌های الکترونیکی را به صورت جداگانه برای افراد ارسال نکنید، نامه‌های الکترونیکی باید برای همه اعضای تیم به صورت یکسان ارسال گردند. همچنین از اعضای تیم درخواست کنید تا پیشنهادات خود را ارائه نمایند. از این موضوع آگاه باشید که شما همواره رویکرد صحیح را پیش نگرفته‌اید؛ شاید اعضای تیم شما ایده بسیار فوق‌العاده‌ای در ذهن داشته باشند. از آن‌ها بخواهید تا در مباحث شرکت کنند، با این کار در آن‌ها ایجاد انگیزه نموده و آن‌ها احساس می‌کنند که برای تیم و سازمان ضروری هستند.
3. ایجاد شفافیت در انتظارات موجود
پس از تصویب و تأیید اهداف و استراتژی‌ها، در صورتی که این موارد به درستی منتقل نشوند، ممکن است به سردرگمی‌های شدید و نتایج معکوس منجر شوند. تصمیمات، افکار و استراتژی‌ها، باید به روشنی به تمام افراد انتقال داده شوند. در واقع، یکی دیگر از ویژگی‌های یک تیم کارآمد، انتظارات صریح از نقش‌هایی است که توسط اعضای تیم ایفاء می‌شوند. در چنین تیم‌هایی، امور جاری و وظایف به روشنی معین می‌شوند. این وظایف، همانطوری که به درستی پذیرش می‌شوند، به درستی نیز انجام می‌گیرند. امور باید به طور عادلانه و متناسب با مهارت و توانایی هر فرد، بین اعضای تیم تقسیم شود. بر این اساس، رهبر باید توانایی تخصیص وظایف مشخص در هر زمینه کاری را داشته باشد که می توان آن را از جنبه‌های متفاوت نگریست:
- شیوه‌های کار: هر یک از اعضای تیم، باید انتظارات رهبر تیم را در ارتباط با روش‌های کاری مورد نیاز و همچنین دستورالعمل‌ها، به خوبی درک کرده باشد.
- چارچوب زمانی: آگاهی از تاریخ‌‌های مقرر برای اتمام پروژه‌ها، از اهمیت خاصی برخوردار است. از تغییرات تاریخ پروژه‌ها و اینکه چه تاریخ‌هایی برای تکمیل پروژه‌ها نهایی و غیر قابل تغییر است، آگاهی داشته باشید.
- مسئولیت‌های کاری: مسئولیت هر یک از اعضای تیم باید به روشنی مشخص شده باشد؛ در غیر این صورت زمان بسیار زیادی به دلیل برقراری ارتباط نادرست با اعضای تیم تلف خواهد شد.
- اولویت‌های کاری: هر یک از افراد تیم با حجم زیادی از کار مواجه خواهد شد، لذا آگاهی از اولویت‌های کاری در زمان‌های مشخص و همچنین تغییرات ایجاد شده در اولویت‌ها، بسیار مهم است. همچنین، تمایز قائل شدن بین امور بسیار مهم با سایر امور، از اهمیت به سزایی برخوردار است.
- انتظارات کارکردی: انتظارات رهبر را با توجه به نتایج مورد علاقه او به درستی درک نموده و بدانید که با توجه به انتظارات رهبر، معنا و مفهوم کار خوب چیست. همچنین، از میزان تلاشی که برای انجام وظیفه مورد نظر انتظار می‌رود، آگاهی پیدا کنید و از اختصاص تلاش زیاد برای اموری است که اولویت پایینی دارند، خودداری نمایید، زیرا این امور، کمکی در دستیابی به اهداف سازمان نمی‌کند.
- منابع: هر تیمی همواره منابع محدودی دارد. هدف، به دست آوردن بیشترین بهره از حداقل منابع است. منابعی که برای عملیاتی کردن یک کار اختصاص داده شده است را بشناسید. ممکن است این منابع شامل مواردی همچون امکانات، حمایت کارمندان، تجهیزات، نرم‌افزار و همچنین بودجه باشد. همچنین از میزان کنترل تیم روی تصمیم‌گیری منابع، آگاهی پیدا کنید.
4. رهبری تیم
یک رهبر باید با دقت انتخاب شود. رهبر باید به گونه‌ای باشد که همه اعضای تیم، به توصیه‌ها و راهنمایی‌های او احترام بگذارد. یک فرد را تنها به دلیل اینکه او را دوست دارید، به عنوان رهبر انتخاب نکنید. به جای آن به سیستم رأی‌گیری متکی باشید. محبوب‌ترین فرد در بین اعضای تیم بهترین گزینه برای انتخاب رهبر است. بایستی این مسئله را در نظر داشت که هر تیمی به اندازه رهبری خود موفق است و هر رهبری نیز به اندازه تیم خود؛ ما نمی‌توانیم بدون داشتن تیم‌های خوب، رهبران خوبی باشیم، از طرفی، داشتن تیم‌های خوب بدون رهبران خوب نیز امکان‌پذیر نیست.
رهبر هر تیم نماینده آن تیم و سازمان است. همانطور که اگر خلبان یک هواپیما کنترل و تمرکز خود را از دست دهد، آن هواپیما سرانجام دچار حادثه می‌گردد، به طور مشابه یک تیم نیز هرگز نمی‌تواند بهترین عملکرد خود را داشته باشد، مگر اینکه رهبر تیم کنترل تیم را در دست داشته باشد. در این راستا لازم است در نظر داشته باشیم که رهبر تیم باید:
- برای اعضای تیم یک الگو بوده و تمام اعضاء از او الهام گرفته و توصیه‌ها و راهنمایی‌های او را هر زمانی که لازم باشد، بپذیرند.
- بی‌طرف بوده و از همه اعضای تیم به طور یکسان حمایت نماید.
- اشتباهات خود را همانند اعضای تیم بپذیرد و از متهم نمودن دیگران خودداری نماید.
- به راحتی در دسترس تیم بوده و اعضا برای ملاقات با وی آزادی داشته باشند، تا هر زمانی که به تنهایی توانایی تصمیم‌گیری ندارند به وی خود مراجعه نمایند.
- از انتقاد و مسخره‌کردن اجتناب نموده و اگر با یکی از اعضای تیم خود موافق نیست، او را با لحنی مؤدبانه و با پرهیز از تلاش برای راهنمایی نمودن، به اشتباهش واقف نماید و همچنین از منفی‌بافی، خودداری کند.
5. انتخاب و شناخت اعضای تیم
اعضای تیم، باید ترجیحاً از سلایق، علائق، تمایلات، نیازها و طرز رفتار یکسان یا مشابهی برخوردار باشند. این نکته به اثبات رسیده است که افرادی با سلایق مشابه، در مقایسه با افرادی که تمایلات متفاوتی دارند، قادر به برقراری ارتباط بهتری با یکدیگر هستند.
همواره اعضای تیم خود را به خوبی بشناسید. هیچ فردی همانند دیگری نیست. یک فرد ممکن است سخنور بسیار خوبی باشد، اما در نامه‌نگاری یا برقراری ارتباط با دیگران، بسیار ضعیف عمل نماید. شناخت افراد در تیم، امری بسیار مهم است و مسئولیت‌های آن‌ها باید بر اساس علایق، توانایی‌ها و صلاحیت‌های آن‌ها در نظر گرفته شود.
دریافت بازخورد از اعضای تیم، امری بسیار ضروری است. عملکرد تیم و اعضای تیم خود را به طور ماهیانه بررسی کنید. با هر یک از اعضای تیم خود صحبت کنید و از این موضوع که آیا از کار خود راضی هستند یا نه، اطمینان حاصل نمایید. تغییر وظایف شغلی، می‌تواند راه مناسبی برای کاهش یکنواختی باشد.
6. در نظر داشتن استراتژی برد-برد
اعضای تیم باید رویکرد مثبتی را در محل کار در پیش بگیرند تا از بروز تنش و سوتفاهم اجتناب شود. طرز رفتار مثبت و کمی انگیزه، می‌تواند در تیم شگفتی خلق کند. هر فردی، در ابتدای کار باید درباره تیم خود فکر نموده و علایق شخصی خود را کنار بگذارد. در برخی از مواقع، افراد مفهوم مشارکت را با رقابت جایگزین می‌کنند. در حالی‌که نتایج قبلی در موقعیت‌های «برد-برد» برای تیم اتفاق می‌افتاد، این موقعیت‌ها به موقعیت‌های «برد- باخت» تبدیل می‌شود که برای موفقیت کلی تیم بسیار مخرب است. تیم‌های موفق، استراتژی‌هایی را اتخاذ می‌کنند که در آن هر عضوی از تیم، در هر موقعیتی، اهداف تیم را به اهداف شخصی ارجح می‌داند.
همانطور که برای روشن کردن آتش به یک چوب کبریت نیاز است، یا برای نوشتن به یک خودکار، به طور مشابه هر فردی برای داشتن عملکرد مطلوب به انگیزه نیاز دارد. هر فردی، استعداد پنهانی دارد و برای بروز آن استعداد، تنها یک تلنگر نیاز است. بدون داشتن انگیزه، اعضای تیم نسبت به کار تمایلی از خود نشان نمی‌دهند و همواره به منفی‌بافی مشغول خواهند بود. بشر همواره تشنه قدردانی و تحسین است. این کار اولین وظیفه هر رهبری در تیم می‌باشد تا اعضای تیم خود را، زمانی که کار فوق‌العاده‌ای انجام می‌دهند، مورد تحسین قرار دهد. تمام کارمندانی که کار خود را در چارچوب زمانی مقرر تحویل می‌دهند، باید مورد تشویق قرار گیرند. نامه الکترونیکی را به تمام اعضا بفرستید و از آن‌ها به شکل تاثیر‌گذاری قدردانی نمایید. هر فردی که ایده فوق‌العاده‌ای دارد، باید به شکل شایسته‌ای تحسین گردد. تشویق مالی همواره در کارمندان ایجاد انگیزه نمی‌کند، بلکه مشوق‌های دیگری نیز وجود دارند که می‌توانند تاثیرگذار باشند. اعضای تیم خود را با هر آنچه که به آن علاقمند هستند تحسین کنید. به کارگیری عناوینی مانند «بهترین کارمند ماه» یا «بهترین عضو تیم» تأثیر بسیار زیادی در ایجاد انگیزه برای اعضای تیم خواهد داشت.
انگیزه به تنهایی نمی‌تواند شگفتی‌آفرین باشد. انگیزه باید با طرز رفتار مثبت اعضای تیم نیز همراه گردد تا عملکرد بالا را در تیم تضمین کند. هرگز از دیگران عیب‌جویی نکنید. به صحبت‌های اعضای دیگر تیم نیز گوش فرا دهید. هرگز فرضیات و نتیجه‌گیری‌ها را به تنهایی انجام ندهید. کمی انعطاف‌پذیر و تنظیم‌پذیر باشید تا از بروز درگیری در محل کار جلوگیری شود. با اعضای تیم خود صحبت کنید تا به راه‌حل‌های جایگزین دست پیدا کنید. بسیار سرسخت و انعطاف‌ناپذیر نباشید، به جای آن کمی بخشاینده باشید. قطعاً اگر پیش‌قدم شده و بگویید متأسفم هیچ اشکالی ندارد؛ این واژه معجزه‌آسا، تأثیر بسیار شگفت‌انگیزی در کاهش درگیری دارد.
7. رعایت نظم و انظباط
وجود نظم و انضباط در تمامی سطوح برای داشتن بیشترین کارایی الزامی است. اعضای تیم باید برای جلسات و مباحث، به موقع حاضر شده و از رفتار بی‌تفاوت و بی‌برنامه اجتناب نمایند.
مطالعه موردی؛ سه گام برای ایجاد یک تیم مدیریتی کارآمد
اختلال در کارایی و عملکرد نامناسب برخی از تیم‌های کاری در سازمان‌ها، امری طبیعی است؛ با این حال، این مسئله در تیم‌های رده بالای مدیریتی بسیار حیاتی خواهد بود. اگر یک تیم رده بالای مدیریتی در سازمان، به اندازه کافی کارآمد نباشد، کارایی کل سازمان را تحت تأثیر خود قرار خواهد داد. با توجه به اهمیت موضوع، مؤسسه مشاوره مدیریت «مک کینزی» با مصاحبه از بین بیش از 600 نفر از مدیران ارشد شرکت‌های بزرگ بین‌المللی، سه اولویت اصلی برای ایجاد یک تیم ارشد کارآمد و تأثیرگذار را مشخص نموده است. گفتنی است، منظور از «تیم ارشد» یا «Top Team»، گروهی از مدیران اجرایی است که مسئولیت کل یک شرکت و یا مسئولیت یک واحد یا بخش بزرگ آن را بر عهده دارند.
الف) تیم را از افراد درست تشکیل دهید و افراد نامناسب را کنار بگذارید.
تعیین اعضای تیم ارشد، معمولاً بر عهده مدیرعامل بوده که یکی از قوی‌ترین ابزارها برای تعیین کیفیت عملکرد و میزان کارایی تیم است. نکته مهم برای دستیابی به ترکیبی مناسب در تیم ارشد، تصمیم‌گیری در مورد این موضوع است که از مجموعه تیم و نیز تک تک اعضای آن، انتظار می رود چه نقشی در جهت دستیابی به اهداف عملکردی سازمان و بهبود آن ایفاء نمایند و سپس بر این اساس باید تغییرات لازم در تیم ایجاد شود.
بسیاری از مدیران از این اهرم ارزشمند، در زمان مناسب و یا به صورت بهینه استفاده نمی‌کنند؛ برای مثال، به جای آن که اعضا را بر اساس عملکرد انتخاب نمایند، مواردی نظیر عنوان و موقعیت فرد در ساختار سازمانی و حتی میزان حقوق دریافتی را برای ورود افراد به حلقه تیم مدیریتی در نظر می‌گیرند. عجیب نیست، که بیش از یک سوم مدیران شرکت‌کننده در این نظرسنجی، به صراحت عنوان نموده‌اند که تیم رده بالای مدیریتی آن‌ها، فاقد اعضای مناسب و کارآمد بوده و این افراد از توانایی‌های لازم برای پیشبرد کار‌ها بی‌بهره هستند.
ب) مطمئن شوید که تیم ارشد بر کار خود متمرکز است.
بسیاری از تیم‌های مدیریتی، از موضوعات اصلی که می بایست تمامی تمرکز خود را بر روی آن‌ها بگذارند، غفلت می‌کنند. فقط ۳۸ درصد از مدیران در این مطالعه اعلام نمودند که تیم آن‌ها بر موضوعاتی متمرکز است که واقعاً باید به آن‌ها پرداخت.
اکنون این سؤال پیش می‌آید که پس این مدیران به چه کارهایی مشغول هستند؟ پاسخ این است: هر کاری به جز کارهای اصلی. تیم‌های رده بالا، اغلب در تعیین اولویت‌های اصلی خود ناموفق هستند و به جای آن، بر جزئیات کار‌ها متمرکز می‌شوند. آن‌ها در تشخیص اینکه کدام موضوعات باید به صورت گروهی و کدام‌یک به صورت فردی دنبال شوند، ابهام دارند. این امر، باعث می‌شود تا اعضای تیم درگیر برنامه‌های کاری پیچیده و متعدد شوند که طبیعی است، هیچ تیمی نمی‌تواند آن‌ها را به خوبی مدیریت نماید. جلسات کاری طولانی و خسته کننده و باز ماندن از انجام کارهای اصلی، از عواقب این مسئله خواهد بود. بهترین راهکار برای رفع این موضوع، تعیین اولویت‌های کاری با تمرکز بر ارزش‌افزوده ناشی از آن‌ها به صورت شفاف و جامع است، تا مهمترین اقدامات در راستای رسیدن به اهداف تعریف شده مشخص گردد.
ج) فرآیندهای تیمی و پویایی گروهی را تقویت کنید.
یکی دیگر از بخش‌هایی که نیازمند توجه مستمر مدیران عامل شرکت‌ها است، ایجاد پویایی گروهی مطلوب و مؤثر در تیم رده ارشد سازمان است. در میان تیم‌های ارشد سازمانی، فقدان پویایی گروهی بسیار رایج است. یافته‌های تحقیق نشان می‌دهد که فقط ۳۰ درصد زمان تیم‌های مدیریتی، صرف «همکاری‌های سازنده» می‌شود.
مدیران عامل برای حل این مشکل در تیم‌های ارشد، می‌توانند اقدامات متعددی صورت دهند که یکی از مهمترین آن‌ها، شناسایی علت عدم همکاری مؤثر بین اعضای تیم و رفع آن است. برای این کار، ابزارهای مختلفی وجود دارد که از آن جمله، می‌توان به نظرسنجی و یا مصاحبه با اعضای تیم ارشد و نیز روش «ارزیابی ۳۶۰ درجه» اشاره نمود. «ارزیابی 360 درجه، نوعي فرآيند ارزيابي بوده كه تمامي افرادي كه به‌طور مستقيم یا غيرمستقيم در سازمان با فرد ارتباط دارند، در آن شركت نموده، تا برداشتي واقعي از عملكرد شغلي ارائه شود. سیستم‌های بازخورد ۳۶۰ درجه، به دلیل رواج ساختارهای تیمی و سازمانی مسطح‌تر و همچنین در واکنش به مشکلاتی که با سیستم‌های مدیریت عملکرد سنتی وجود داشته، توسعه یافته است و اطلاعات ورودي سیستم ارزیابی را از يک رويکرد تک‌بعدی بالا به پايين، به رويکرد چندبعدی (زيردستان، همکاران و مشتريان) عموميت می‌بخشد.»
نکته مهمی که در انتها باید بر آن تأکید شود، این است که هر تیم ارشد مدیریتی، دارای ویژگی‌هایی منحصر‌به‌فرد است و هر مدیرعامل در این زمینه با چالش‌ها و مشکلات خاص خود مواجه است. ایجاد یک تیم مدیریتی کارآمد و مفید، اغلب نیازمند تشخیص درست مسئله است. پس از آن، با استفاده از ابزارهایی همچون برگزاری کارگاه‌های آموزشی و فعالیت‌های میدانی، می‌توان پویایی گروهی تیم را در مواجهه با چالش‌های فرا روی کسب‌و‌کار، بهبود بخشید.
زمانی که مدیرعامل درباره این سه فاکتور مهم اطمینان حاصل نماید، آنگاه می‌تواند به یک عملکرد پایدار و مطلوب امیدوار باشد.
مرجع: managementstudyguide
هنوز نظری وارد نشده است!
نظر خود را ارسال نمایید
پست الکترونیکی شما انتشار پیدا نمی کند.