چگونه با الویت‌بندی اهداف‌مان از زمان به شکلی عاقلانه استفاده کنیم
در این مقاله کتابی را معرفی می‌کنیم. نویسنده این کتاب، رابرت پوزن رازها و استراتژی‌هایش برای افزایش عملکرد و بهروری یعنی تمرکز روی نتایج کار و عدم توجه به تعداد ساعات کاری را بیان می‌کند.
در این مقاله که چکیده‌ای از کتاب پوزن است 6 گام را برای آنالیز معرفی می‌کنیم که با کمک آنها می‌توانید به این سوال پاسخ دهید. آیا تلاش‌های شما بیشتر اهداف اصلی کسب و کارتان را پوشش می‌دهد یا نه؟
بسیاری از مدیران مدام در حال رفتن به جلسات و بررسی بحران‌ها هستند درحالیکه هیچ فکری در رابطه با اصلاح جدول کاری شلوغ درهمشان نمی‌کنند. این افراد زمان بسیار کمی را به فعالیت‌های مرتبط با اهداف بزرگشان اختصاص می‌دهند و بطور معمول مشکل جدی عدم تطابق بین زمان تخصیص داده شده و الویت‌هایشان دارند. خیلی دقیق به این موضوع فکر کنید که چرا شما درگیر بعضی کارها هستید و انتظار چه خروجی از آنها دارید؟ اهداف بزرگتان را مشخص کنید و اینکه آیا جدول شما با این اهداف سازگار است؟ این فرآیند شش مرحله‌ای است.
- همه چیز را یادداشت کنید
از کارهای معمول روزانه و هفتگی که باید انجام دهید تا پروژه‌های بلند مدتی که به شما سپرده شده‌اند همه را بنویسید. اگر زمانتان را برای وظایف محول شده به دیگران بگذارید موفق نخواهید شد. برای موفقیت و پیشرفت‌تان باید به اهداف خود فکر کنید. این موارد می‌توانند اهداف بلند مدت مانند توسعه‌ی کاری و یا اهداف کوتاه مدت مانند تقویت یک مهارت باشند. همه‌ی اهداف و وظایفتان را به لیست اضافه کنید و چیزی از قلم نیافتد.
- با افق زمانی سازمان‌دهی کنید. لیست‌تان را به سه دسته زمانی تقسیم کنید.
اهداف کاری: اهداف بلند مدت در زمان حداقل پنج سال
اهداف: اهداف حرفه‌ای در سه ماه تا دو سال آینده
نشانگاه: مراحل کاری که برای کارهای هفتگی و روزانه شماست یا مثلا اتمام بخشی از پروژه بزرگتر
هر هدف باید یک یا دو نشانگاه داشته باشد. اگر یکی از آنها نشانگاه نداشت، در رابطه با گام بعدی برای پیشبرد هدفتان فکر کنید و سپس آن را به لیست نشانگاهتان اضافه کنید.
- اهدافتان را الویت‌بندی کنید
در رابطه با اهدافتان، نقاط قوتت‌ان و نیاز جامعه به شما فکر کنید. هریک از اینها متفاوت است و بین آنها نیز مغایرت‌هایی وجود دارد. تعیین آنچه به دنبال انجامش هستید در الویت‌بندی تصمیمات بسیار ضروری است. برای مثال اگر بسیار مشتاق به تولید محصول جدید برای شرکت‌تان هستید باید این هدف را در ابتدای لیست خود قرار دهید. پس از این از خودتان بپرسید من در چه کاری از دیگران مستعدتر هستم؟ کدامیک از اهداف با نقاط قوت من سازگار هستند؟ اهدافی که به دلیل مهارت‌هایتان ساده‌ترند را در الویت‌های بالاتر قرار دهید. در مرحله‌ی بعد به این موضوع فکر کنید که آنچه که دنیا از شما می‌خواهد چیست؟ اینکه تنها به توانایی تولید توجه کنید نتیجه پرباری نخواهد داشت باید نیاز جامعه، مدیر و سازمانتان را در نظر بگیرید. دو یا سه تا از اهداف بزرگ سازمانتان را یادداشت کنید و در رابطه با استانداردهای ارزیابی خود عملکرد فکر کنید. به اینکه چه تغییراتی منجر به کمک در دستیابی شما به موفقیت خواهند شد؟ زمان بیشتر برای ملاقات مشتری‌ها؟ استخدام یک نیروی مستعد و حرفه‌ای جدید یا جایگزینی برای یک کارمند منزوی؟
- نشانگاهای‌تان را الویت‌بندی کنید
مراحل کاری یا نشانگاه‌ها به دو دسته تقسیم می‌شوند. یکسری نشانگاه‌های در پیشبرد اهداف کمک می‌کنند و دوم نشانگاه‌هایی که به شما اختصاص داده شده‌اند. ابتدا دسته‌بندی نشانگاه‌ها را مشخص کنید و سپس به آنها الویت دهید. مثلا به اتمام رساندن کتاب هدفی با الویت بالا برای من بود بنابراین نوشتن پیش‌نویس اولین فصل را به عنوان نشانگاه توانایی در بالاترین الویت قرار دادم. نشانگاه‌های توانایی یک هدف را در مسیری دقیق‌تر پیش می‌برند. فرض کنید یک پروژه بزرگ به شما محول شده باشد ( یک هدف) که نیازمند توجه تمام و کمال شماست. شما می‌بایست ابتدا وظایف کوچک‌تان را به انجام برسانید. اتمام این نشانگاه‌های با الویت پایین با از بین بردن سردرگمی‌های‌تان کار را برای اجرای اهداف جدید آسان می‌کند.
نشانگاه‌های توانایی را براساس اهمیت هدف و کارآمد‌بودن نشانگاه‌ها در پیشبرد هدفتان لیست و رتبه‌بندی کنید. نشانگاه‌های اختصاص‌یافته به کارهای روزانه و هفتگی معمولا به تجسم بزرگتر شما مربوط نشده و بسیار از اهدافتان متمایزند. خیلی بدیهی است و البته این به معنای ننوشتن آنها در لیست‌تان نیست بلکه زمان کمتری را باید به آنها اختصاص دهید.
- تخمینی از چگونگی گذراندن زمانتان داشته باشید.
زمانی که اهداف و نشانگاه‌های‌تان را الویت‌بندی کردید جدول زمان‌بندی و اهداف در الویت بالا را جفت و جور کنید. از تقویم کمک بگیرید و به این شش سوال پاسخ دهید.
- چند ساعت را برای کار نسبت به سایر فعالیت‌هایتان (فعالیت‌هایی غیر از کار) صرف می‌کنید؟
- سه فعالیت اصلی که بیشترین زمان را به آنها اختصاص می‌دهید نام ببرید؟
- در هر هفته چند ساعت را به گزارشات، جلسات و پاسخ دادن به ایمیل‌ها اختصاص می‌دهید؟
- آیا جدول برنامه‌ی هفتگی شما از حالا طبق برنامه یکساله است؟
- سه فعالیت اصلی مدنظرتان برای سال آینده را نام ببرید؟ آیا امکان تغییرشان وجود دارد؟
- موفقیت و شکست سال آینده را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
- توزیع زمان و لیست اهداف و نشانگاه‌های‌تان را مقایسه کنید. چند درصد از زمانتان را برای فعالیت‌های کمک‌کننده به بالاترین اهداف و چه درصدی را به آیتم‌های کم اهمیت اختصاص می‌دهید؟
- پرداختن به مغایرت‌ها
کمتر از نصف زمانتان را به الویت‌های بالای لیست اختصاص داده‌اید. گاها افراد در رابطه با اهداف و نشانگاه‌شان فکر نمی‌کنند و این بی اهمیتی تا مرحله‌ی بحرانی پیش می‌رود تا جایی که مجبور به تلاش تمام وقت در طول شبانه روز می‌شوند.
منبع: www.entrepreneur.com
هنوز نظری وارد نشده است!
نظر خود را ارسال نمایید
پست الکترونیکی شما انتشار پیدا نمی کند.