پویایی موجود در یک تیم می‌تواند موجب موفقیت و یا شکست جلسات مختلف گردد. آیا تا به حال در جلسه‌ای شرکت کرده‌اید که در آن افراد مانع صحبت کردن دیگران می‌شده‌اند و یا با صحبت‌ کردن بی موقع مزاحم گفتگوی یکدیگر بوده‌اند؟ برای مثال برخی از افراد در حین صحبت دیگران با مطرح کردن ایده‌های جدید و یا با تکرار ایده‌های دیگران کارایی و تاثیر آن گفتگو را به حداقل می رسانند.

اینگونه جلسات تنها موجب اتلاف انرژی و زمان، تشکیل جلسات اضافی و بی‌فایده برای رفع سوء تفاههمات، ایجاد تغییر در تصمیمات اتخاذ شده، دلجویی از احساسات آسیب دیده، و رفع تنش‌های درون سازمانی می‌گردند.  

اقداماتی وجود دارد که شما می‌توانید انجام دهید تا کیفیت زمانی را که برای تشکیل جلسات خود صرف می‌کنید افزایش دهید: گوش دادن. با بهبود نحوه گوش دادن شما می‌توانید درک بهتری از جلسات و صحبت‌های دیگران داشته باشید. با گوش دادن صحیح شما می‌توانید بازده زمانی را که در جلسات صرف می‌کنید به طور بسیار فوق‌‌العاده‌ای افزایش دهید. انجام این کار موجب کاهش تکرار مسائل و سوء تفاهمات رخ داده می‌گردد. اگر تنها گوش دادن ساده می‌تواند بسیاری از مشکلات ما را حل کند، چرا تمرین این کار برای بسیای از ما کار چندان آسانی نیست؟ یکی از مهمترین دلایل این است که ما تنها برای رد کردن و یا ایجاد وقفه در صحبت دیگران به آ‌ن‌ها گوش می‌دهیم. ما معمولا به صحبت‌های دیگران گوش می‌دهیم تا بین صحبت آنها وارد شده و سخن آن‌ها را قطع کنیم و نظر خود را مطرح کنیم. گاهی اوقات ما زمان زیادی را برای گوش دادن به دیگران صرف نمی‌کنیم زیرا نگران هستیم تا آن‌چه را که در ذهن داریم فراموش کنیم. گاهی اوقات ما تنها بر روی افکار خود تمرکز کرده‌ایم و توجهی به صحبت‌های دیگران و درک آن‌ها نداریم. 

زمانیکه من با تیم‌های اجرایی مختلف کار می‌کنم، تکنیکی را به کار می‌برم که می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا به شمل بسیار موثرتری مهارت گوش دادن را در خود ارتقاء دهند. من این تکنیک را یادداشت‌برداری حاشیه‌ای می‌نامم. ممکن است بیشتر شما در طی جلساتی که دارید برای خود یادداشت‌هایی را نیز داشته باشید، اما در صورتیکه شما آن‌ها را به صورت بسیار هوشمندانه‌ و برای درک دیگران بکار نبرید و صرفا هدفتان سازمان‌دهی تفکرات خودتان باشد، با مشکل بسیار رایجی مواجه خواهید شد که سخن گفتن بدون پشتوانه فکری نامیده می‌شود. یادداشت‌برداری حاشیه‌ای به شما کمک می‌کند تا فکر کنید، داده‌ها را پردازش کنید، ما بین نکته‌های موجود در جلسات ارتباط ایجاد کرده و پرسش‌های بسیار موثر و مفیدی را مطرح کنید. مهمترین مزیت این کار در این است که شما هرگز بدون فکر کردن اولین چیزی را که به ذهنتان می‌رسد به زبان نمی‌آورید. 

در اینجا به نحوه کاربرد و عملکرد این روش می پردازیم:

• بر روی کاغذ خود حاشیه‌ عریضی را در در نظر گرفته و در زمان صحبت کردن دیگران شروع به یادداشت‌برداری کنید. بخش اصلی در یادداشت‌های شما باید شامل نکته اصلی و درون‌مایه صحبت دیگران باشد. نیازی به یادداشت‌برداری واژه به واژه آنچه که دیگران می‌گویند نیست. تنها نکات اصلی را یادداشت کنید. در انتهای جلسه شما می‌توانید نکات باقی‌مانده را همراه با جزئیات کافی اضافه کنید. 
• در حاشیه، ایده‌های خود، قضاوت‌ها و ابطال و نقض نظرات دیگران را یادداشت کنید. همچنین پرسش‌هایی را که در مورد هر یک از ایده‌های مطرح شده در ذهن شما شکل می‌گیرد را نیز یادداشت کنید. با یادداشت کردن این موارد در گوشه‌ای می‌توانید مرزی مابین تفکرات خود و نظرات و ایده‌های دیگران ایجاد کنید. با این کار شما می‌توانید نظریات خود را برای بیان در زمان مناسب آماده، آن‌ها را از دیگر نظریات جدا کرده و در زمان مناسب به آن‌ها بپردازید. با این کار شما به خود فرصت می‌دهید تا به نظریات دیگران گوش فرا داده و درباره آن‌ها فکر کنید. برای مثال، زمانیکه که رئیس شما با هیجان بسیار زیادی ایده‌های جدید را پشت سر هم برای اجرایی شدن مطرح می‌کند، شما آن‌ها را در حاشیه کاغذ خود یادداشت می‌کنید. پرسش‌هایی را که در مورد بودجه مطرح می‌شود و یا یادداشت‌هایی که مابین مدیر اجرایی و کارمندان رد و بدل می‌گردد از جمله مواردی هستند که باید در یادداشت‌های شما موجود باشند.
• زمانیکه نوبت به صحبت‌ کردن شما می‌رسد، تنها مطالبی را بیان کنید که در یادداشت‌های شما وجود دارد و دیگران اشاره‌ای به آن‌ها نکرده‌اند. در نتیجه شما در بیان آن‌ها‌ بالاترین اولویت را دارید. زمانیکه مطلبی را بیان کردید آن را از لیست خود حذف کنید تا دوباره آن را تکرار نکنید. اگر در طی سخنرانی خود نمی‌توانید به مطلبی اشاره کنید و آن مطلب برای شما از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است آن را به انتهای کار و صحبت خود موکول کنید. 

برای مثال، "آری" مدیر عامل موسسه برندا است. مدیر اجرایی بیش از 200 کارمند که همگی از دانشمندان مطرح و به‌نام هستند. بزرگترین منبع درآمد این موسسه ارائه خدمت به رقبای خود (شرکت‌های مشابه خود) و برخی از افراد مهمی که برای تاسیس کسب و کار خود از شرکت‌‌های رقیب خارج می‌شوند، است. تنش‌های موجود در چنین موقعیتی بسیار بالاست، تلاش تمامی شرکت‌ها برتری یافتن نسبت به دیگر رقیبان است. برخی از تیم‌ها تمایل چندانی به فعالیت ندارند. ادامه داشتن سوء تفاهمات، تصمیماتی با سرمایه‌گذاری‌های بسیار سنگین، ترسی که منجر به ایجاد اختلاف و ملاقات‌های غیر کارآمد می‌گردد در چنین شرایطی بسیار رایج است. 

برندا گزارشات خود را جمع‌آوری کرد تا توضیح مفصلی از چگونگی افزایش تلاش‌های خود در مواجهه با منابع در حال کاهش ارائه دهد. "آری" برای بیان این مطالب از حاشیه یادداشت ‌برداری یاری گرفته است: 

او یادداشت‌های خود را بررسی کرد و روی پرسش‌هایی که در طی سخنرانی تهیه کرده و مهمترین نکته‌هایی که آن‌ها را ثبت کرده بود متمرکز شد: چه معیارهایی در اتخاذ تصمیمات برای حذف بودجه موثر می‌باشند؟ آیا این حذف باید طی انجام پروژه صورت پذیرد؟ و یا اینکه باید کاهش بودجه‌ با حذف بخش‌هایی از پروژه صورت پذیرد؟ او تا پایان جلسه منتظر ماند تا نظرات مختلف را در مورد حذف برخی از زیرساخت‌ها و کسب و کارها نیز جویا شود. 

پس از آن در گفتگویی دو نفره با برندا، "آری" در مورد برخی از نگرانی‌های او صحبت کرد: ما از فرهنگ عمل- محوری برخوردار هستیم. آیا نیازی به کاهش روند کاری وجود دارد؟ آیا با مطرح نکردن و نپرداختن به برخی از فرضیات، برخی از فرصت‌ها را از دست می‌دهیم؟ تیم شما، در صورتیکه به عملکرد شما شک داشته باشد هرگز شما را زیر سوال نمی‌برد، بلکه آن‌ها مستقیما وارد عمل می‌شوند. آیا ما تنها بر روی قضاوت شما عمل می‌کنیم؟ آیا بهتر نیست که اتخاذ برخی از تصمیمات به افراد دیگر تیم محول گردد؟ در نهایت، "آری" در این بین متوجه شد که من گاهی نگران این موضوع هستم که ما فرهنگ مخالفت، و اظهار نظر سالم و کارایی را ایجاد نکرده و ترویج نداده‌ایم. جنیفر در زمان بحث و جدل ما بین "جان" و "جاش" احساس نگرانی دارد. همین امر تاییده‌ای برای نگرانی شما است. نکات بسیار زیادی نیز وجود داشتند که "آری" از بیان آن‌ها امتناع کرد زیرا آن‌ها در آ‌ن لحظه از اولویت و اهمیت کمتری برخوردار بودند. او این نکات را نشانه‌گذاری می‌کرد و مواردی را که در ادامه سخنرانی همچنان اهمیت خود را حفظ می‌کردند، در زمان و مکان مناسب، به‌کار می‌برد. 

یادداشت‌های حاشیه‌ای "آری" به او کمک کرد تصمیماتی با درایت و آگاهی بگیرد تا بتواند جلسه را با استراتژی خاصی پیش ببرد. این امر به او کمک می‌کرد تا نتایج تجاری مورد نظرش را بدست آورد و از افزایش کشمکش و رقابت مابین "جان" و "جاش" ممانعت به‌عمل می‌آورد. او همچنین با انعکاس برخی از دیدگاه‌‌ها در جلسات مختلف کمک شایانی به برندا می‌کرد، در نظر گرفتن این موارد باعث می‌شد تا اعضای جلسه به دستورالعمل مناسبی برای برگزاری جلسات آینده دست یابند و با تفکری بهینه، کنترل بهتری روی رفتار خود داشته باشند. بر اساس آنچه که از نظریات "آری" در مورد فرهنگ یک تیم بدست آمده است، با شکل‌گرفتن تیم‌های بعدی، بحث و گفتگو در مورد فرهنگ‌های مختلف بسیار آسان‌تر و راحت‌تر صورت می‌پذیرد. آن‌ها برای رسیدن به یک تیم با عملکرد بسیار خوب، در زمان رکود و سختی، بر اندیشه و تلاش بسیار زیادی که از خود نشان دادند متکی بودند. 

همان‌طور که شما به یادداشت‌برداری می‌پردازید، تنها به نوشتن حقایقی که طی جلسه مطرح می‌شود مشغول نباشید. در ادامه به مسائلی که در مورد یادداشت‌برداری حاشیه‌ای وجود دارد ‌اشاره شده است:

موضوعاتی را که در ارتباط با یادداشت‌های اصلی شماست ثبت کنید: زمانیکه در یک جلسه با موضوعات متفاوتی روبرو می‌شوید، این سوال را از خود بپرسید که نقطه مشترک تمامی آن‌ها چیست؟ چگونه می‌توان بین مطالب مختلف ارتباط ایجاد کرد؟ مهمترین موضوعی که دیگران درباره آن صحبت می‌کنند چیست؟ در مورد "آری"، مشاهدات او در رابطه با فرهنگ، یکی از این موارد مهم محسوب می‌شد. 

پرسش‌های مهم را در نظر بگیرید و برای پاسخ‌گویی به آن‌ها زمان مشخصی را در نظر بگیرید. "آری" برای بیان پرسش‌های خود همواره با تاخیر عمل می‌کند. او در مورد حذف بودجه برای زیرساخت‌ها و یا برخی از کسب و کار‌ها تا زمانیکه ملاقات و جلسه به پایان برسد صبر کرده و تمرکز خود روی مسائل مهم را که برای شروع هر پروژه‌ای مورد نیاز است را از دست نمی‌دهد. او همچنین بررسی برخی از موارد را به مباحث انفرادی با برندا منتقل می‌کرد و به‌جای اینکه اعضای دیگر تیم را درگیر این موضوع کند به تنهایی با برندا به ارزیابی و حل برخی از مسائل می‌پردازد. این موضوع به او کمک می‌کند تا از دستور دادن و یا تحقیر کردن همکاران خود اجتناب کند. همچنین به‌کارگیری این روش برای برندا فرصتی را فراهم می‌آورد تا شرایط بهتری را برای ایجاد ارتباطات خود در آینده فراهم آورد. 

ارزیابی فرضیات

زمانیکه فردی یک اظهار نظر کلی را برای اولین بار در یک جلسه مطرح می‌کند، قبل از اینکه در مورد آن اقدامی انجام دهید مساله را از تمامی جوانب بررسی کرده و مورد ارزیابی قرار دهید. "آری" نظریات بسیاری را در مورد چگونگی حذف بودجه مورد بررسی قرار داد. یکی از مواردی که او مورد توجه قرار داد این بود که آیا به‌جای کاهش بودجه راهی برای افزایش و گسترش درآمد وجود دارد یا نه؟ 

به مواردی که هرگز به‌صورت رسمی مطرح نشده و مورد بررسی قرار نگرفته‌اند نیز توجه کنید. 

داده‌های بسیار مفیدی در نظریات و ایده‌هایی که هرگز مورد بررسی قرار نمی‌گیرند وجود دارد. در مورد پروژه "آری"، او متوجه شد که هیچ فردی در مورد نظریات جدید پرسشی را مطرح نمی‌کند و فرضیات موجود را به چالش نمی‌کشد. آن‌ها فورا برای بحث در مورد پروژه‌های خاص آماده هستند و همواه برای کاهش بودجه اقدام می‌کنند. آنچه که بسیار رواج داشت رفتارهای غیر کلامی بسیار زیادی بودند که "آری" شاهد آن‌ها بود: زمانیکه "جان" و "جاش" در مورد پروژه‌های خود صحبت می‌کردند. آن‌ها تنها با برندا ارتباط چشمی برقرار می‌کردند. آن‌ها هرگز به یکدیگر و یا حتی به اعضای دیگر تیم نگاه نمی‌کردند. این کار باعث تعجب "آری" شد. آن‌ها در حال رقابت با یکدیگر بودند تا شایستگی خود را برای انجام پروژه به برندا ثابت کنند. او تصمیم گرفت تا توجه برندا را به این نکته جلب کند تا او با دید بهتری به واگذاری این پروژه بنگرد. 

در مورد آن‌چه درنهایت به اشتراک می‌گذارید آگاهی کافی داشته باشید

نیازی نیست تا تمام آنچه را که در یادداشت‌های شما وجود دارد با دیگران به اشتراک بگذارید. "آری" در ادامه با برندا دیداری اختصاصی را ترتیب داد تا در مورد مسائلی که در جلسه مطرح نکرده بود و از اهمیت خاصی برخوردار بودند با او صحبت کند. او مواردی را مطرح کرد که می‌توانستند تا زمانیکه امور با اولویت بالا انجام می‌گیرند به تعویق بیافتند. 

دریافت تمامی کلمات دیگران و نوشتن نظر خود در کنار هر نکته‌ای که بیان می‌کنند می‌تواند به شما کمک کند تا درک صحیحی از آنچه که آن‌ها می‌گویند داشته باشید. بنابراین شما موارد بسیار مهمی را که نیاز به پیگیری‌ دارد هرگز فراموش نخواهید کرد. در حالیکه تمرکز و توجه کافی بر روی سخنرانی خود نیز دارید. زمانیکه شما به خود این فرصت را می‌دهید تا با دقت بسیار بالا به سخنرانی‌ها گوش فرا دهید می‌توانید تمامی نکات موجود را به یکدیگر ربط داده، ایده‌ها و نظریات خود را بصورت بسیار متقاعد کننده‌ای مطرح کنید. با انجام این کار، کارایی و عمکلرد بهتر و بیشتری در جلسات به‌دست خواهید آورد.  

منبع: HBR.org